به مناسبت روز ارتباطات و روابط‌عمومی؛

نقش روابط‌عمومي در سامانه تصميم‌گیری سازمان

مهدی ارکونتن - روابط‌عمومی پدیده‌ای اجتماعی یا بهتراست گفته شود اجتماعی- سازمانی در جوامع رو به پیشرفت است.

کد خبر: ۱۱۴۵۷۷

تاریخ: ۰۱ خرداد ۱۳۹۹ - ۲۰:۳۴

هنگامی که نهادها و سازمان‌های یک جامعه به شکلی مستقل، طبیعی و درونی رو به تحول و توسعه می‌گذارند و ارتباطات‌اجتماعی به موازات این پیشرفت‌ها توسعه می‌یابد، سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و سپس دولتی به سیستمی ارتباطی نیاز پیدا می‌کنند تا به وسیله آن با افکارعمومی و همگان‌های جامعه توسعه‌یافته ارتباط برقرار کنند و مواضع خود را نسبت به کسب‌وکارها، منافع‌عمومی و نقش خود در فضای انسانی و اجتماعی، اعلام و شفاف کنند.
روابط عمومی به خاطر اینکه واکنش و تدبیری ارتباطی در برابر بحران ارتباطات سازمان‌ها و شرکت‌ها در یک جامعه متحول است، پدیده‌ای اجتماعی- سازمانی به شمار می‌آید. با ظهور وسایل ارتباطات جمعی یا توده‌ای و برداشته‌شدن محدوديت‌هاي مکاني و زماني در ارتباط میان افراد و سازمان‌ها، لزوم بوجود آمدن سیستم‌ها و خرده‌سیستم‌های جديد ارتباطي به منظور برقراری ارتباطاتی جامع، هوشمندانه و اثربخش میان شرکت‌ها و سازمان‌ها با عموم مردم و همگان‌ها بیش از هروقت دیگر احساس می‌شود.
از سوی دیگر، یک تحول اساسی در عرصه فناوري باعث می‌شود نه تنها سازمان‌ها و شرکت‌ها به حرفه‌ای‌های ارتباطی و اطلاعاتی نیازمند باشند، بلکه نهادها و موسسات کلان ،دولت و سایر قوای جامعه نیز به متخصصان ارتباطات و اطلاعات نیازمند شوند و در این میان کارشناسان روابط‌عمومی در کنار استراتژیست‌های بازاریابی و طراحی محصول شرکت به عناصراصلی رقابت و پیشرفت تبدیل شوند.
مهم‌ترین وظیفه و نقش‌ اساسی روابط‌عمومی در سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی، مدیریت ارتباطات راهبردی سازمان با ذینفعان است. بنابراین، نقش محوری روابط‌عمومی انجام بخشی از وظایف مدیریت سازمان یا شرکت، یعنی عالی‌ترین مهارت و حرفه دنیای پیچیده امروز است. تأکید بر این نکته ضرورت دارد که نقش‌های روابط‌عمومی تفکیک ناپذیرند و نمی‌توان حتی یکی از آن‌ها را از نظر دور کرد.
مدیریت را می‌توان ایجاد و هدایت فرایندهای به‌کارگیری کارآمد و اثربخش منابع سازمانی شامل مالی، فناوری و انسانی متکی به فرهنگ‌سازمانی دانست که با برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، راهبری انگیزشی، هدایت و کنترل و نظارت بر عملکرد افراد و واحدها مبتنی بر هدف‌های معین همراه است. این فرایند همچنین نیازمند انعطاف‌پذیری و انعکاس‌پذیری نسبت به تحولات محیطی است.
نقش محوری فوق‌الذکر نقش‌های فرعی بسیاری را برای مدیران روابط عمومی تعیین می کند. تقسیم کار، ایجاد انگیزش، به کارگیری بهینه منابع، سیستم‌سازی، ترسیم سیر پیشرفت کار کارکنان، هماهنگی عناصر اجرایی، پشتیبانی و نظارتی و ده‌ها کار و فعالیت مهم دیگر به این نقش‌های فرعی جامه عمل می‌پوشانند. هیچ یک از این امور ساده و سطحی و کم اهمیت نیستند، بلکه جملگی نیازمند هوشمندی، تخصص، مهارت، تجربه و حساسیت و پیگیری کافی هستند. در واقع، تفاوت شرکت‌ها و سازمان از نظر کیفیت محصول و توانمندی حرفه‌ای به نحوه انجام این امور بستگی دارد.
نقش اساسی دیگر روابط عمومی، تصمیم‌سازی و مساعدت به تصمیم گیری مدیران سازمان است که به حوزه مدیریت مربوط است و بنا به قولی روابط‌عمومی را در #سامانه_مدیریتی نقش آفرینی می‌کند. بنابراین، لازمه تصمیم‌سازی ایجاد سامانه اطلاعات مدیریت به منظور هدایت جریان اطلاعات درون و بیرون سازمان است. این سامانه جریانی از اطلاعات به روزشونده از جریان کار، مناسبات اداری و تولیدی و نحوه همکاری و همدلی و هم‌افزایی واحدها و افراد و سمت های سازمانی را نشان می دهد.
تصمیم‌سازی علاوه بر سامانه‌های روزآمد فناوری‌های نوین، نیازمند ساختاری از سرمایه‌های انسانی با استعداد، با انگیزه و مسلط بر علوم ارتباطات و صاحب اندیشه و آشنا با تئوری‌های ارتباط جمعی است. این منابع عظیم سازمان بدون تردید محوری‌ترین عنصر آن به شمارمی‌آیند و می‌توانند با تحلیل محیط و شرایط متغییر، تصمیم گیران را به سوی اتخاذ تصمیمات درست و راهبردی راهنمایی و اهداف آن را محقق کنند.
روابط‌عمومی با استفاده از فناوری ارتباطات و جریان اطلاعات به روز، جامع، کامل، سودمند، آنی، باعث شکل‌گیری معلومات و دانش سازمانی شده و مدیران شرکت را به تصمیم‌گیری نتیجه بخش سوق می‌دهد. این واحد محوری سازمان، نه تنها به مدیران و تصمیم‌گیران اطلاعات و معلومات مرتبط با مشتریان ارایه می‌دهد، بلکه باعث آگاهی‌های عمومی و تخصصی کارشناسان، مدیران میانی و کلیه کارکنان شده و نقش و سهم آن‌ها را در تحقق اهداف و پیشبرد امور پر رنگ کرده و ارتقا می‌دهند.
روابط عمومی برای ایفای این نقش نیازمند اشراف به فرایند و نحوه تصمیم گیری است و باید با تعیین معیارهای تصمیم گیری، رویه ها، اهمیت، اولویت، نحوه اجرا، پیش‌بینی مشکلات، یافتن راه حل‌ها، رویدادهای غیرمترقبه، عوامل درونی و بیرونی مداخله‌گر، نحوه ارزیابی راه حل ها و تشخیص پیامدهای تصمیم اجراشده و تثبیت آن ها آشنا باشد.