راهنمای خرید نرم افزار آموزشگاه

مدیریت یک آموزشگاه، تنها به برنامه ریزی کلاس ها و مدیریت اساتید محدود نمی شود. هر روز داده های بیشتری تولید می شوند، فرآیندهای بیشتری نیاز به هماهنگی دارند و ارتباط با هنرجویان باید سریع تر، هوشمندتر و موثرتر باشد.

کد خبر: ۲۴۴۹۲۸

تاریخ: ۰۹ آذر ۱۴۰۴ - ۱۵:۵۴

در چنین شرایطی، انتخاب یک نرم افزار آموزشگاه مناسب به معنای انتخاب ستون فقرات مدیریتی کسب و کار آموزشی شما است. البته این انتخاب، با وجود گزینه های بسیار در بازار، بدون داشتن راهنمای خرید نرم افزار آموزشگاه ممکن نیست.

راهنمای خرید نرم افزار آموزشگاه

سوالات کلیدی پیش از خرید نرم افزار آموزشگاه

قبل از اینکه نرم افزار مدیریت کلاس را انتخاب کنید، پاسخ به چند سوال اساسی زیر می تواند مسیر شما را روشن کند:

آیا نرم افزار با نوع آموزشگاه من سازگار است؟

آموزشگاه زبان، موسیقی، فنی و حرفه ای یا کنکور، هرکدام فرآیندهای خاص خود را دارند. نرم افزاری که برای آموزشگاه زبان طراحی شده، ممکن است در مدیریت کارگاه های عملی یا کلاس های فنی عملکرد مطلوبی نداشته باشد. از این رو، باید بررسی کنید آیا نرم افزار قابلیت پیکربندی بر اساس مدل آموزشی شما را دارد یا خیر.

آیا سیستم پشتیبانی قوی دارد؟

هیچ نرم افزاری بدون پشتیبانی موثر نمی تواند مفید باشد. در مواقع بروز مشکل در ثبت نام یا پرداخت، پشتیبانی سریع و دقیق، مرز بین رضایت و نارضایتی کاربران را مشخص می کند.

آیا امنیت داده ها تضمین شده است؟

اطلاعات هنرجویان، سوابق مالی، نمرات و حتی محتوای آموزشی دارایی های حیاتی شما هستند. نرم افزار باید از رمزنگاری داده ها، سطوح دسترسی کاربران و پشتیبان گیری خودکار پشتیبانی کند. در انتخاب نرم افزار آموزشی، امنیت نباید یک ویژگی جانبی باشد؛ بلکه باید بخش جدایی ناپذیر آن باشد.

آیا نرم افزار در آینده قابل ارتقا است؟

آموزشگاه شما رشد می کند، دوره های جدید برگزار می شوند و تعداد هنرجویان افزایش می یابد. نرم افزاری که امروز پاسخ گوی نیاز شما است، باید در آینده نیز قابلیت مقیاس پذیری و توسعه ماژول ها را داشته باشد تا مجبور به تغییر سیستم نشوید.

آیا استفاده از نرم افزار ساده است؟

یک نرم افزار هرچقدر هم که پیشرفته باشد، اگر رابط کاربری پیچیده داشته باشد، عملا بی استفاده است. کارمندان و اساتید باید بدون آموزش طولانی بتوانند با سیستم کار کنند.

ویژگی های نرم افزار آموزشگاه

ویژگی هایی که نرم افزار آموزشگاه خوب باید داشته باشد

مهم ترین ویژگی هایی که هر نرم افزار آموزشگاه حرفه ای باید دارا باشد عبارتند از:

مدیریت کامل دوره ها و کلاس ها

نرم افزار باید امکان تعریف دوره ها، تخصیص اساتید، برنامه ریزی زمان بندی، ظرفیت کلاس ها و ثبت نام هنرجویان را به صورت یکپارچه فراهم کند. همچنین بهتر است قابلیت مدیریت نمرات، حضور و غیاب و گزارش گیری از عملکرد دانشجویان نیز داشته باشد.

سیستم مالی و حسابداری یکپارچه

مدیریت شهریه ها، اقساط، تخفیف ها، هزینه ها و گزارش های مالی از بخش های حیاتی هر آموزشگاه است. نرم افزار باید بتواند به صورت هوشمندانه بین اطلاعات مالی و آموزشی ارتباط برقرار کند تا مثلا فقط هنرجویانی که پرداخت کامل داشته اند در فهرست کلاس حضور یابند.

امکانات آموزش آنلاین

دنیای آموزش پس از دوران کرونا به طور کامل تغییر کرد. هر نرم افزار آموزشی مدرن باید شامل کلاس آنلاین، آزمون آنلاین و ارائه محتوای آموزشی مجازی باشد. حتی اگر اکنون آموزشگاه شما حضوری است، داشتن این قابلیت در آینده یک مزیت رقابتی خواهد بود.

اپلیکیشن موبایل برای هنرجویان و اساتید

یک نرم افزار آموزشی موفق باید به کاربران اجازه دهد تا از طریق موبایل نیز به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند. اپلیکیشن باید امکان مشاهده نمرات، برنامه کلاس، پرداخت شهریه و اطلاع از اخبار آموزشگاه را فراهم کند.

گزارش گیری و تحلیل داده ها

مدیریت داده بدون تحلیل، مثل رانندگی در تاریکی است. نرم افزار باید بتواند گزارش های متنوع مدیریتی و تحلیلی ارائه دهد. از جمله این گزارش ها می توان به میزان درآمد و هزینه ها، عملکرد اساتید، کلاس های پرمتقاضی و روند پیشرفت هنرجویان اشاره کرد.

قابلیت سفارشی سازی

هر آموزشگاه ساختار منحصر به فردی دارد. نرم افزاری که امکان سفارشی سازی فرم ها، فرآیندها و ماژول ها را نداشته باشد، در بلندمدت محدودکننده خواهد بود.

پشتیبانی، آموزش و نصب حرفه ای

در کنار نرم افزار، خدمات شرکت ارائه دهنده اهمیت بالایی دارند. نصب، آموزش کاربران و پشتیبانی پس از فروش باید بخشی از بسته خدمات باشند.

پاسخ به نیازهای آموزشگاه

نرم افزار شاهوار، پاسخ هوشمند به نیاز آموزشگاه ها

یکی از گزینه های مناسب در بین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه، شاهوار است. این نرم افزار که متناسب با نیاز آموزشگاه های ایرانی توسعه یافته، می تواند برای مدیریت انواع کلاس ها و آموزشگاه ها به کار رود. نرم افزار شاهوار با داشتن ویژگی های زیر، به تمامی نیازهایی که ذکر کردیم، پاسخ می دهد:

جامعیت و یکپارچگی واقعی

شاهوار صرفا یک نرم افزار حسابداری نیست، بلکه یک ERP آموزشی کامل است. هسته اصلی آن بر پایه آموزش طراحی شده و تمام بخش ها (از ثبت نام و کلاس ها تا حسابداری، حقوق، فروشگاه و انبارداری) به صورت هوشمند و یکپارچه با هم کار می کنند.

تمرکز بر نیاز آموزشگاه ها

بسیاری از نرم افزارها برای مدارس یا دانشگاه ها توسعه یافته اند و سپس برای آموزشگاه ها تغییر کرده اند. در حالی که شاهوار از ابتدا با تمرکز بر نیاز انواع موسسات آموزشی کوچک و بزرگ طراحی شده است.

پاسخ به نیازهای مالی بدون محدود شدن به آن

شاهوار امکانات حسابداری دقیق و هوشمندی دارد اما تمرکز اصلی آن بر مدیریت آموزش است. در واقع، حسابداری بخشی از سیستم است، نه هدفی که سیستم دنبال می کند.

قابلیت مدیریت انواع آموزشگاه

پشتیبانی و خدمات مداوم

تیم فنی شاهوار نه تنها در مراحل نصب و آموزش در کنار شما است، بلکه در صورت بروز هرگونه مشکل یا نیاز به تغییر، پاسخ گو و همراه شما خواهد بود. همچنین امکان سفارشی سازی نرم افزار بر اساس نیاز هر آموزشگاه وجود دارد.

امکانات آموزش آنلاین و اپلیکیشن موبایل

شاهوار امکانات کاملی برای برگزاری کلاس و آزمون آنلاین دارد و محتوای آموزشی می تواند مستقیما از طریق سیستم در دسترس هنرجویان قرار گیرد. علاوه بر این، اپلیکیشن موبایل آن نیز دسترسی سریع و آسان اساتید و دانشجویان را ممکن می کند.

نسخه تحت وب، همیشه در دسترس

در حالی که نسخه های قدیمی تر شاهوار به صورت ویندوزی ارائه می شدند، تمرکز فعلی بر نسخه تحت وب است. این نسخه بدون نیاز به نصب، از هر مکان و با هر دستگاهی در دسترس می باشد. داده ها به صورت ابری ذخیره و محافظت می شوند و شما می توانید حتی از خارج از آموزشگاه، مدیریت را ادامه دهید.

چگونه تصمیم نهایی را بگیرید؟

پیش از خرید، سه مرحله ساده اما کلیدی را انجام دهید:

فهرستی از نیازها، فرآیندها و چالش های آموزشگاه خود تهیه کنید.

دموی نرم افزارها را مقایسه نمایید. ظاهر نرم افزار، راحتی کار با آن و امکانات واقعی را بررسی کنید.

به خدمات پس از فروش توجه ویژه داشته باشید. نرم افزار خوب بدون پشتیبانی، به سرعت ناکارآمد می شود.

اگر همچنان در خرید شک دارید، می توانید با بررسی نسخه دمو نرم افزار شاهوار، تصمیم نهایی خود را بگیرید. برای اطلاعات بیشتر و دریافت نسخه دمو به وبسایت این شرکت مراجعه کنید.