چگونه چراغ سازمان را در شرایط دورکاری روشن نگه داریم؟

این روزها بازار صحبت درخصوص دورکاری داغ است، و برنامه ریزی های انجام شده در برخی سازمانها دچار تاخیر و آسیب شده و نیازمند برنامه ریزی و زمانبندی مجدد مبیاشند، امکان حضور مدوام در محل اجرای پروژه برای کنترل پروژه وجود ندارد و مدیریت پروژه دچار اختلال شده است.

همچنین در این شرایط شرکت ها به دنبال راهکار دورکاری برای پوشش کارهای روزمره ی خود، برگزاری جلسات و برنامه ریزی وکنترل و مدیریت پروژه ها، و پیگیری کارهای منابع انسانی خود میباشند.

خوشبختانه در دنیای امروز با پیشرفت روز افزون ارتباطات و نرم افزارهای تحت وب خصوصا نرم افزار مدیریت پروژه انجام کارها تا حد زیادی امکانپذیر شده است، همچنین بسیاری از تعاریف موجود در مدیریت پروژه به روش چابک و فرآیندهای موجود در چارچوب های این روش میتوانند پاسخگوی نیازهای سازمانها باشند:

• با توجه به شرایط عدم اطمینان حاکم بر حال حاضر، میتوان از برنامه ریزی پروژه به روش موجهای غلتان بهره جست. در این روش همانند اصول مطرح شده در روش چابک، برنامه ریزی برای بازه های زمانی کوتاه مدت انجام میشود، و برای هر بازه، مهمترین کارها اولویت بندی شده و در دستور کار قرار میگیرند. در این خصوص چارچوب اسکرام و چارچوب کانبان شناخته شده میباشند که برای این موارد نرم افزارهای تحت وب نیز وجود دارد.
• برای مدیریت منابع انسانی و پیگیری کارهای واگذار شده به افراد، میتوان همچون جلسات سرپایی روزانه ی اسکرام، روزانه چک لیستی از کارهای در دست انجام برای روز جاری و همچنین لیست کارهای انجام شده افراد در روز گذشته را از آنها دریافت نمود. و یا از نرم افزارهای ردیاب زمانی (time tracker) و نرم افزارهایی با قابلیت تکمیل تایم شیت به صورت آنلاین بهره جست.
• در شرایط دورکاری نرم افزارهای ارتباط جمعی برای برگزاری جلسات درون و برون سازمانی پاسخگوی نیازها خواهد بود، و برای برنامه ریزی و مدیریت جلسات نیز از نرم افزارهای دارای قابلیت های مورد نظر استفاده نمود.