چه زمانی باید حسابداری شرکت را برون سپاری کرد؟ ۷ نشانه که وقتش رسیده

با رشد یک کسب و کار، امور مالی به تدریج از ثبت فاکتور و پرداخت ها فراتر می رود. حقوق و دستمزد، گزارش های مالی، تکالیف مالیاتی و کنترل حساب ها هم زمان به توجه مدیر نیاز پیدا می کنند و ساختاری که در روزهای نخست فعالیت کارآمد بوده، ممکن است دیگر پاسخگو نباشد. افزایش حجم کار، دشواری جذب نیروی متخصص و سنگین شدن هزینه های نگهداری واحد حسابداری، دغدغه هایی است که بسیاری از مدیران با آن روبه رو هستند.

در چنین شرایطی، برون سپاری یکی از گزینه های قابل بررسی است و نشانه های زیر به تشخیص زمان مناسب برای این بازنگری کمک می کند.

۷ نشانه که می گوید زمان برون سپاری حسابداری شرکت فرا رسیده است

۱. هزینه های نگهداری واحد حسابداری بیش از حد افزایش یافته است

هزینه یک حسابدار به حقوق ماهانه محدود نمی شود. بیمه، عیدی، سنوات، مزایا، آموزش و تجهیزات نیز بخشی از این هزینه هاست و در صورت جایگزینی نیرو، هزینه جذب و آموزش دوباره هم اضافه می شود. وقتی مجموع این اقلام برای مدیر روشن نیست، مقایسه هزینه واقعی ساختار داخلی با هزینه دریافت خدمات از یک مجموعه بیرونی ضرورت پیدا می کند. این مقایسه باید بر پایه سطح خدمات انجام شود، نه صرفاً مبلغ ماهانه.

۲. حجم اسناد و فعالیت های مالی از ظرفیت نیروی حسابداری بیشتر شده است

با گسترش فعالیت، تعداد فاکتورها، تراکنش ها، قراردادها و عملیات روزانه بالا می رود. اگر ثبت اسناد مدام به تعویق می افتد، کارها انباشته می شود یا اشتباهات ثبتی تکرار می گردد، ظرفیت نیروی موجود از حجم کار عقب مانده است. این وضعیت به مرور دقت اطلاعات را کاهش می دهد و بستن حساب ها را دشوار می کند. یک تیم حسابداری با ظرفیت متناسب می تواند بار کاری را تقسیم و نظم ثبت اسناد را حفظ کند.

۳. شرکت به تخصص های حسابداری و مالیاتی متنوع تری نیاز دارد

امور مالی تنها به ثبت اسناد و گزارش های معمول محدود نیست. حسابداری مالی، تهیه صورت های مالی، امور مالیاتی، حقوق و دستمزد و گزارش های مدیریتی، هرکدام دانش و تجربه ویژه ای می طلبد. تأمین همه این تخصص ها با استخدام نیروهای جداگانه برای بسیاری از شرکت ها هزینه بر است. برون سپاری می تواند دسترسی هم زمان به مجموعه ای از تخصص ها را در قالب خدمات مالی و مالیاتی فراهم کند.

۴. امور مالیاتی و ارسال گزارش ها با تأخیر یا خطا مواجه می شوند

اظهارنامه ها، گزارش های مالیاتی، صورت معاملات و سایر تکالیف قانونی مهلت مشخص دارند و رعایت آن ها نیازمند دقت و آشنایی با مقررات است. فشار کاری زیاد یا نبود نظارت تخصصی، احتمال تأخیر و خطا را بالا می برد. اگر ارسال گزارش ها همواره به روزهای پایانی موکول می شود یا اصلاح اطلاعات ارسالی تکرار می گردد، بهره گیری از خدمات تخصصی می تواند به ساماندهی فرایندها کمک کند؛ هرچند شرایط هر شرکت متفاوت است.

۵. مدیران برای دریافت گزارش های مالی دقیق و به روز با مشکل مواجه هستند

تصمیم گیری درباره هزینه ها، نقدینگی و برنامه های توسعه به اطلاعات مالی دقیق و به روز نیاز دارد. اگر گزارش ها با تأخیر تهیه می شود یا اطلاعات به شکل منظم دسته بندی نمی گردد، مدیر تصویر روشنی از وضعیت اقتصادی شرکت نخواهد داشت و ناچار است به برداشت های ذهنی تکیه کند. تیم حسابداری متخصص می تواند اطلاعات را نظم دهد و گزارش های مورد نیاز مدیریت را در بازه های مشخص ارائه کند.

۶. جذب و حفظ حسابدار متخصص به یک چالش تبدیل شده است

یافتن حسابدار متناسب با نیاز شرکت همیشه ساده نیست. فرایند جذب زمان بر است، آموزش نیروی جدید هزینه دارد و جابه جایی کارکنان می تواند جریان کار مالی را مختل کند. وقتی تمام اطلاعات و فرایندها در ذهن یک نفر باشد، غیبت یا خروج او به ریسکی جدی بدل می شود. برون سپاری می تواند وابستگی به یک نیروی واحد را کاهش دهد، به شرط آنکه فرایندها، مسئولیت ها و نحوه تحویل اطلاعات از ابتدا شفاف تعریف شده باشد.

۷. شرکت در حال رشد است و ساختار حسابداری فعلی پاسخگوی نیازهای آن نیست

افتتاح شعب جدید، افزایش کارکنان، تنوع فعالیت ها و رشد معاملات، نیازهای حسابداری را تغییر می دهد. ساختاری که برای یک شرکت کوچک مناسب بوده، لزوماً پاسخگوی مرحله بعدی رشد نیست. اضافه کاری مداوم، نیاز به گزارش های پیچیده تر و دشواری هماهنگی میان بخش ها از نشانه های این وضعیت است. در این مرحله باید ظرفیت ساختار داخلی دوباره سنجیده و امکان استفاده از خدمات بیرونی بررسی شود.

برون سپاری حسابداری چه مزایایی برای شرکت ها دارد؟

به شرط انتخاب درست و تعریف روشن شرح خدمات، مزایای برون سپاری می تواند شامل موارد زیر باشد:

•   دسترسی به تخصص های مختلف حسابداری و مالیاتی

•   مدیریت بهتر هزینه های مرتبط با نیروی انسانی

•   کاهش فشار کاری ناشی از افزایش حجم فعالیت های مالی

•   بهره مندی از ظرفیت یک تیم به جای اتکا به یک نفر

•   امکان تمرکز بیشتر مدیران بر فعالیت های اصلی

•   انعطاف پذیری در دریافت خدمات متناسب با نیاز

هنگام برون سپاری حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

پیش از انتخاب یک شرکت خدمات حسابداری، این موارد را بررسی کنید:

•   سابقه و تجربه مجموعه در ارائه خدمات حسابداری

•   تخصص و توانایی کارشناسان

•   شفافیت شرح خدمات و تعهدات قرارداد

•   نحوه ارائه گزارش های مالی و ارتباط با کارفرما

•   رعایت محرمانگی و امنیت اطلاعات مالی

•   مشخص بودن مسئولیت ها و زمان بندی تحویل خدمات

استخدام حسابدار یا برون سپاری؛ کدام گزینه برای شرکت مناسب تر است؟

شرکت هایی با فعالیت مالی مستمر، حجم بالای عملیات و نیاز به حضور روزانه حسابدار، ممکن است همچنان به ساختار داخلی نیاز داشته باشند. در مقابل، کسب و کارهایی که به تخصص های متنوع نیاز دارند یا نگهداری واحد حسابداری برایشان سنگین است، می توانند برون سپاری را بررسی کنند. برای انتخاب آگاهانه تر، بررسی مقایسه استخدام نیروی حسابداری و برون‌سپاری حسابداری می تواند دید جامع تری در اختیار مدیران قرار دهد.

جمع بندی

برون سپاری حسابداری تصمیمی وابسته به شرایط هر کسب و کار است و برای همه شرکت ها یک پاسخ واحد ندارد. حجم فعالیت، هزینه های واقعی، نیازهای تخصصی و اهداف رشد، معیارهای اصلی این انتخاب هستند. مدیرانی که ساختار حسابداری خود را به صورت دوره ای ارزیابی می کنند، پیش از تبدیل شدن مشکلات به هزینه های جدی فرصت دارند مسیر مناسب تری برای مدیریت امور مالی برگزینند.