دستيابي به اين اهداف مستلزم شناسائي فرصت هاي موجود در محيط كسب و كار و پذيرش و مديريت ريسك هاي ناشي از آن است. امتناع سازمان از پذيرش ريسك هاي مناسب و همچنين ضعف سازمان در مديريت اين ريسك ها موجب شكست سازمان در دستيابي به اهدافش خواهد شد. بنابراين در هر سازمان دو دسته از فعاليت ها وجود دارد، فعاليتهاي ارزش آفرين كه به دنبال خلق ارزش هستند و فعاليت ها ي كنترلي كه در پي حفظ ارزشهاي سازماني هستند. اين فعاليت ها بنا بر ماهيتشان با هم در تضاد هستند. نظام كنترل داخلي به دنبال ايجاد موازنه بين اين فعاليتها واطمينان از شناسائي و مديريت مطلوب اين ريسك ها ست. لذا نظام كنترل داخلي همه فعاليتهاي بانك و واحدهاي بانك را در بر مي گيرد و همه كاركنان به تناسب نقش و جايگاهشان مسئوليت دارند. نظر به اهميت و ضرورت وجود بخش بازرسي در بانك و براي آشنايي با نحوه عملكرد اين مديريت، روابط عمومي بانك صنعت و معدن در مصاحبه با محمد اميني مدیر بازرسی و پاسخگویی به شکایات اين بانك در خصوص عملکرد سال 1398 و اهم برنامه‌ها و سیاست‌های اين مديريت در سال 1399 به گفتگو نشسته است.
1- در خصوص نقش و جايگاه بازرسي در نظام كنترل داخلي و در لايه هاي مختلف فعاليتهاي بانكي توضيح دهيد؟
از سال 2013 مدل سه خط دفاعي توسط انجمن بين المللي حسابرسان داخلي معرفي شده كه بر اساس آن مسئوليت مديريت ريسك و كنترل به بخشهاي مختلف سازمان تخصيص داده مي شود. طبق اين مدل اولين خط دفاعي ، واحدهاي كسب و كاري درآمد زا هستند. كاركنان و مديران واحدهاي عملياتي مثل شعب كه به صورت روزانه درگیر فرایندها هستند و با گردش کاری و نقاط ضعف احتمالی کنترل آشنا هستند موظف به شناسائي ريسك هاي مرتبط با حوزه فعاليت خود و طراحي و اجراي كنترل هاي مناسب براي مديريت اين ريسك ها هستند. خط دوم دفاعي شامل فعاليت هاي كنترلي از جمله فعاليتهاي كنترل مالي ، تطبيق، ريسك، بازرسي هستند كه مستقل از خط اول دفاعي، الزامات کنترلی پیشگیرانه و اکتشافی را تعریف و رعايت آنها را در سیاست‌ها و رویه‌های اولین خط به‌صورت مستمر (مثلاً روزانه) یا دوره‌ای كنترل مي كنند. و نهايتا سومین خط دفاعی، شامل فعالیت حسابرسی داخلی است. در سال‌های اخیر، این روش توسعه یافته است، به‌نحوی‌که در حوزه وسیعی از اهداف، از جمله کارایی و اثربخشی عملیات، حفاظت از دارایی‌ها، قابلیت اطمینان و درستی فرایندهای گزارشگری و رعایت قوانین و مقررات، به مدیریت ارشـد و هیئـت‌مدیره اطمینان بخشی مستقل ارائه می‌دهد.
2- مسؤليت و وظايف اصلي مديريت بازرسي و پاسخگوئي به شكايات چيست؟
مسئوليت اصلي اين مدیریت به عنوان يكي از واحدهاي خط دفاعي دوم، شناسائي و گزارش دهي موارد عدم رعايت قوانين، مقررات و ضوابطي است كه عدم رعايت آنها ريسك هاي زيان مالي، از دست دادن حسن شهرت و جرائم و مجازات هاي قانوني را براي بانك و كاركنان بانك در پي دارد. در اين راستا وظيفه اصلي اين مديريت، پايش و بازرسي فعاليتهاي واحدهاي عملياتي بانك و ارائه گزارشهاي دوره‌اي و موردي از موارد بازرسي شامل موارد نقض مقررات و اقدامات اصلاحي انجام شده و مورد نياز به مديريت ارشد بانك است. يكي ديگر از وظايف اين مديريت ارائه آموزشهاي لازم در خصوص قوانين، مقررات و استانداردهاي لازم الاجرا به كاركنان بانك مي باشد كه بر اساس گزارشهاي بازرسي درون و برون سازماني ، نكات و موضوعات حائز اهميت در قالب بخشنامه و توصيه به واحدهاي ذي‌ربط ابلاغ مي‌گردد. همكاري و تبادل اطلاعات با مراجع قانوني برون سازماني از جمله سازمان بازرسي كل كشور و ديوان محاسبات هم از ديگر وظايف اين مديريت است كه به صورت مستمر انجام مي شود. همچنين اين مديريت وظيفه بررسي و پاسخگوئي به شكايات مشتريان را به عهده دارد كه از درگاههاي مختلف از جمله سامانه‌هاي بانك مركزي، بازرسي كل كشور، وزارت امور اقتصادي و دارائي و نهاد رياست جمهوري به بانك ارائه مي شوند.
3- در مورد نحوه انجام بازرسي و مراحل اجراي آن جزييات بيشتري ارائه بفرماييد؟
بازرسي فعاليتهاي بانك در قالب بازرسي‌هاي دوره اي، سيستمي و موردي انجام مي شود. در بازرسي دوره اي، ضمن مراجعه حضوري به واحدهاي عملياتي، عملكرد كلي اين واحدها در رعايت ضوابط و مقررات لازم الاجراء، دريك مقطع زماني مشخص بررسي مي شود. با توجه به محدوديت هاي موجود، بر اساس شاخصهاي ريسك فعاليت، حجم فعاليت، تعداد بندهاي بازرسي دوره هاي گذشته و تاريخ آخرين بازرسي انجام شده، شعب و واحدهاي منتخب جهت انجام بازرسي دوره‌اي تعيين مي شوند.
با توجه به محدوديت هاي بازرسي دوره اي و توسعه بانكداري الكترونيك و افزايش قابليتهاي IT در نظارت بر فعاليتهاي بانك، در سالهاي اخير بازرسي هاي مستمر و برخط، به صورت ويژه مورد توجه قرار گرفته است. در اين نوع بازرسي، کنترل‌ها از فرآيند سنتی و حضوری كه اثربخشي كمتري هم دارد به بازرسي سيستمي سوق پيدا مي كند. با توجه به استقرار كوربانكينگ ، در حال حاضر بستر بسيار مناسبي براي توسعه بازرسي سيستمي ايجاد شده است و در سال گذشته نيز بازرسي سيستمي به صورت پراكنده انجام شده است ، ليكن بازرسي سيستمي منسجم و كارآمد مستلزم طراحي و استقرار سامانه بازرسي جامع بوده كه مورد تاكيد مراجع نظارتي نيز قرارداشته و ضروري است در اولويت همكاران بخش فن آوري اطلاعات و ارتباطات قرار گيرد.
نهايتاً هم بازرسي موردي را داريم كه يكي از اقدامات معمول در مديريت بازرسي و پاسخگوئي به شكايات است كه در آن فعاليت ها و پرونده‌هاي خاص مورد بررسي قرار مي گيرند. بازرسي موردي عمدتا بر اساس نتايج بررسي مواردي مثل شكايات درج شده در سامانه‌هاي مختلف، مكاتبات سازمانهاي نظارتي برون سازماني نظير سازمان بازرسي كل كشور و نتايج حاصل از بازرسي هاي سيستمي انجام مي شود.
4- پس از تهيه گزارشهاي بازرسي چه اقداماتي بر مبناي اين گزارش ها صورت مي گيرد؟
در بازرسي هاي انجام شده ، موارد متعددي از عدم رعايت ضوابط و مقررات لازم الاجرا مشاهده مي شود. پس از اتمام بازرسي، گزارش مربوطه در كارگروه ويژه بازرسي مطرح و با توجه به اهميت موضوع نسبت به تذكر كتبي به واحد مربوطه و يا ارجاع پرونده به هيأت محترم تخلفات اداري تصميم‌گيري مي‌شود. ضمن اينكه گزارش موضوعات با اهميت مستقيماً به مديرعامل محترم بانك گزارش مي شود. همچنين در مواردي كه عملكرد شعبه مطابق ضوابط و مقررات بوده است، ليكن خود ضوابط داراي اشكال بوده است كه در اين خصوص موارد جهت اصلاح دستورالعمل ها به مديريت برنامه ر يزي و بهبود روشها اعلام مي شود.
5- مهم ترين موارد حائز اهميت در رعايت ضوابط و مقررات چه مواردي است؟چه بخش هاي از بانك از منظر ميزان گزارش هاي واصله در معرض ريسك بيشتري قرار دارند؟
ضمن تأكيد بر ضرورت اهتمام جدي كليه همكاران در رعايت ضوابط و مقررات لازم الاجراء، اگر بخواهيم به سه موضوع مهم ، كه عدم رعايت آنها بانك را با ريسك بالائي مواجه مي كند اشاره بكنيم اولين مورد بحث احراز صلاحيت متقاضيان دريافت تسهيلات و اعتبارات است كه چنانچه به درستي انجام شود تا حد بسيار زيادي مشكلات بانك در زمينه مطالبات غير جاري خود بخود حل خواهد شد. موضوعي كه بايد به آن توجه شود اين است كه در اينجا صرفاً عدم وجود سابقه منفي مثل چك برگشتي يا بدهي معوق نيست بلكه بحث احراز صلاحيت مطرح است و لازم است سوابق مجریان و افراد مؤثر طرح، وتناسب آن با موضوع و مبلغ تسهیلات با دقت و وسواس مورد بررسي قرار بگيرد.
موضوع مهم ديگر، ضرورت بررسي دقيق اسناد، مدارك و گزارشهاي دريافتي از مشتريان از حيث اصالت، اعتبار و محتواي آنها و ارائه پيشنهادهاي كارشناسانه بر مبناي واقعيت هاي پرونده است. متاسفانه در موارد متعددي ملاحظه مي شود كه صرفاً به دريافت مدارك و مستندات و نگهداري آنها در پرونده تسهيلاتي اكتفا مي شود و پيشنهادهايي هم كه ارائه مي شود عمدتاً بيان ديگري از خواسته مشتري است و باز هم متأسفانه كمتر شاهد تحليلهاي دقيق كارشناسي مبتني بر مستندات متقن و اعداد و ارقام هستيم.
موضوع بسيار مهم ديگر، بحث نقل و انتقالات ارزي است. همانطور كه اطلاع داريد به دليل تحريم هاي ظالمانه، شرايط خاصي بر نقل و انتقالات ارزي حاكم است و ضوابط و استانداردهاي موجود از جمله مقررات يو سي پي كارائي لازم را ندارند. در اين خصوص لازم است فرآيند كار متناسب با شرايط موجود به شكلي مديريت شود كه علاوه بر پاسخگويي به نياز مشتريان، با استفاده از كليه ابزارها و مقدورات، از اصالت مستندات ارائه شده اطمينان نسبي حاصل شود.
