ثبت شرکت در 13 گام ساده: از ایده تا اجرا

اگر قصد دارید کسب و کار خود را راه اندازی کنید، اولین قدم شما ثبت شرکت است. این فرآیند ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما با آگاهی از مراحل و نکات مهم، می توانید به راحتی و بدون مشکل شرکت خود را ثبت کنید. از انتخاب نوع شرکت و شریک مناسب گرفته تا تعیین سرمایه اولیه و موضوع فعالیت، هر مرحله اهمیت ویژه ای دارد. با استفاده از 13 گام ساده، شما می ‌توانید با اطمینان بیشتری به سمت راه‌اندازی و مدیریت کسب‌وکار خود پیش بروید، از فرصت  ‌ها و چالش‌ های بازار بهره‌برداری کنید و فرآیند ثبت را به طور صحیح انجام دهید. 

مراحل ثبت شرکت ها

ثبت شرکت یکی از مهم ترین مراحل شروع کسب وکار است که نیاز به رعایت قوانین و تکمیل مدارک دارد. در ادامه، مراحل ثبت شرکت را به صورت کامل و با توضیحات دقیق بررسی خواهیم کرد تا شما بتوانید بدون دغدغه این مسیر را طی کنید.

 1- مدارک مورد نیاز ثبت شرکت

برای ثبت شرکت، ارائه مدارک کامل الزامی است. این مدارک شامل:

• تصویر شناسنامه و کارت ملی تمامی اعضا
• شماره موبایل به نام اعضا
• ثنا فعال روی شماره موبایل ثبت شده
• آدرس محل سکونت و کد پستی اعضا
• آدرس و کد پستی محل شرکت
• اساسنامه
• صورتجلسه مجمع عمومی
• گواهی عدم سوءپیشینه مدیران

توجه داشته باشید؛ در صورت نیاز به فعالیت خاص، مجوز مربوطه نیز باید ارائه شود. تکمیل و ارسال این مدارک به اداره ثبت شرکت ها از مراحل اصلی ثبت است. 

2- تعیین نام شرکت 

تعیین نام شرکت یکی از مراحل مهم ثبت است که باید با دقت انجام شود. نام انتخابی باید دارای ریشه فارسی و غیرتکراری باشد و با شئونات اسلامی مغایرت نداشته باشد. همچنین نام باید خاص بوده و از واژه های لاتین در نامگذاری پرهیز شود. برای تعیین نام شرکت 5 نام پیشنهادی 3 کلمه ای و با ریشه فارسی در دهخدا حتما انتخاب نمایید. 

3- بررسی و تایید نام شرکت

پس از ارسال نام های پیشنهادی، اداره ثبت شرکت ها آن ها را از نظر عدم تکراری بودن، تطابق با قوانین و ریشه فارسی نامها بررسی می کند. نام نهایی پس از تأیید در سامانه ثبت می شود. در صورت رد نام ها، باید پیشنهادهای جدیدی ارائه دهید. این مرحله برای رسمی شدن هویت شرکت بسیار مهم است. در صورت تأیید، هزینه مربوطه پرداخت شده و نام نهایی ثبت می شود.

4- انتخاب نوع ثبت شرکت ها 

انتخاب نوع شرکت به عواملی مانند اهداف آینده اعضا، نوع فعالیت، تعداد شرکاء و میزان مسئولیت آن ها بستگی دارد. از میان انواع شرکت ها، شرکت با مسئولیت محدود و شرکت سهامی خاص از محبوب ترین و رایج ترین گزینه ها برای ثبت به شمار می روند.

5- هزینه ثبت شرکت

هزینه ثبت شرکت باید به صورت آنلاین در سامانه اداره ثبت شرکت ها پرداخت شود که بر اساس میزان سرمایه شرکت تعیین می شود. توجه داشته باشید که میزان سرمایه اولیه نیز می بایست مشخص گردد. در حالت کلی هزینه ثبت شرکت بستگی به هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی، هزینه خدمات دریافتی در فرایند ثبت شرکت، نوع شرکت و... دارد.

6- تعیین سمت اعضا

در فرایند ثبت شرکت باید مشخص شود که اعضای شرکت چه سمتی دارند، برای مثال نائب رئیس و رئیس هیئت مدیره کیست و حق امضا با چه اشخاصی است.

7- تعیین میزان سرمایه اولیه

میزان سرمایه اولیه نیز می بایست مشخص گردد، که پایه این میزان از 100 هزار تومان شروع می شود.

8- ثبت نام در سامانه اداره ثبت شرکت ها 

بعد از طی کردن مراحل ذکر شده، پذیرش درخواست فرد مبنی بر ثبت شرکت در سامانه ثبت شرکت ها، می بایست انجام شود. بنابراین برای آغاز فرآیند ثبت شرکت، باید در سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت نام کنید. در این مرحله اطلاعات شخص حقوقی، مدارک موردنیاز و مشخصات اعضا ثبت می شود. پس از تکمیل اطلاعات، درخواست ثبت بررسی و تاییدیه های لازم صادر می شود. این مرحله از اهمیت زیادی برخوردار است؛ زیرا اطلاعات واردشده به صورت رسمی در پرونده شرکت ثبت خواهد شد.

9- ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت ها

تمام مدارک تکمیل شده باید به صورت حضوری یا الکترونیکی به اداره ثبت شرکت ها ارسال شوند. این مدارک شامل تمامی مستندات قانونی و اطلاعات مربوط به اعضا است. پس از ارسال، مدارک بررسی شده و در صورت تایید، مراحل بعدی ثبت آغاز می شود.

10- افتتاح حساب در بانک و بلوکه شدن سرمایه اولیه

بعد از تایید پذیرش درخواست، مبلغ اعلام شده سرمایه اولیه برای سهامی خاص و مسئولیت محدود در بانک بلوکه می شود. برای شرکت مسئولیت محدود، کل مبلغ سرمایه بلوکه می شود و تا پایان پروسه ثبتی هیچ برداشت پولی امکان پذیر نیست، زیرا یک حساب موقت برای شرکت باز می شود. برای شرکت سهامی خاص تنها 35 درصد از میزان سرمایه اولیه بلوکه می شود. زمانی که افتتاح حساب برای شرکت سهامی خاص انجام می شود، اطلاعات فیش واریزی می بایست در سامانه ثبت شرکت وارد شود تا سامانه، اوراق نامه، اظهار نامه و اساسنامه، ابلاغیه تایید و مجمع عمومی موسس را به شخص درخواست کننده تحویل دهد. حال باید مدارک پرینت و امضا شده و سپس به اداره ثبت شرکت ها تحویل داده شود.

در قانون جدید ثبت شرکت ها، تک تک اعضای شرکت می بایست در سامانه کاتب هم در قسمت تغییرات و هم در قسمت تاسیس ثبت نام کنند و در این سامانه تایید شوند. هدف از اضافه کردن سامانه کاتب به سامانه ثبت شرکت ها این است که جعل امضاء حذف شود، یعنی شخصی از اعضای شرکت نتواند بجای شخص دیگری امضا بزند و یا تقلبی صورت گیرد.

11- دریافت شماره ثبت آگهی تأسیس

پس از تایید مدارک و پرداخت هزینه ها، شماره ثبت شرکت به شما اختصاص داده می شود. این شماره نشان دهنده ثبت قانونی شرکت است. سپس آگهی تأسیس شرکت در روزنامه رسمی منتشر می شود که هویت رسمی و حقوقی شرکت را به عموم اعلام می کند.

12- دریافت کد اقتصادی

برای فعالیت اقتصادی قانونی، دریافت کد اقتصادی الزامی است. پس از ثبت شرکت، با ارائه مدارک لازم به اداره امور مالیاتی، کد اقتصادی اختصاص داده می شود. این کد برای صدور فاکتور و انجام معاملات ضروری است.

13- پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر قانونی شرکت ‌ها، چه برای اشخاص حقیقی و چه برای اشخاص حقوقی، باید پیش از آغاز هر سال از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ‌ها درخواست شود و تمامی رویدادهای مالی هر سال از تاریخ ۱ فروردین در آن ثبت گردد. فرآیند پلمپ دفاتر قانونی شرکت طبق مقررات تجارت، ضرورت دارد که به اداره مالیات توسط مودیان مالیاتی ارائه شود. مهلت درخواست برای دریافت دفاتر قانونی، پیش از آغاز سال است و در صورتی که این اقدام در زمان مقرر انجام نشود، اعتبار و ارزش دفاتر قانونی شرکت به خطر خواهد افتاد.

نکات مهم در ثبت شرکت

• یکی از نکات مهم در ثبت شرکت، انتخاب شریک یا شرکای مناسب است. در قانون تجارت ایران، ثبت شرکت به صورت تک نفره امکان پذیر نیست، بنابراین باید شریکانی با ویژگی های متناسب با اهداف شرکت انتخاب کنید. دقت کنید که تعداد شرکا بسته به نوع شرکت متفاوت است. به عنوان مثال، شرکت با مسئولیت محدود می تواند با یک شریک ثبت شود، اما شرکت سهامی خاص به حداقل دو شریک نیاز دارد.
• تعیین میزان سرمایه اولیه شرکت نقش مهمی در موفقیت ثبت شرکت دارد. هرچند برای انواع شرکت ها حداقل سرمایه مشخص شده است، اما تصمیم گیری درست در این زمینه از مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری می کند. 
• موضوع فعالیت شرکت یکی دیگر از اقدامات مهم در فرایند ثبت است که باید با دقت انتخاب شود. این موضوع، نوع فعالیت شرکت را مشخص می کند و هویت آن را تعیین می نماید. در انتخاب موضوع باید توانایی ها و تخصص های خود و بازار هدف را در نظر بگیرید.
• آدرس محل فعالیت شرکت باید دقیق و صحیح باشد تا اقدامات قانونی به درستی انجام گیرد. در حالتی که هنوز مکانی برای شرکت مشخص نشده است، می توانید از آدرس منزل مسکونی به صورت موقت استفاده کنید.
• در قانون جدید ثبت شرکت ها، تک تک اعضای شرکت می بایست در سامانه کاتب هم در قسمت تغییرات و هم در قسمت تاسیس ثبت نام کنند و در این سامانه تایید شوند. تا از جعل امضاء و تقلب جلوگیری شود.
• حتما قبل از ثبت شرکت با کارشناسان یک شرکت حقوقی معتبر مشورت کنید. ثبت شرکت فرایندی است که نیاز به دقت و توجه به جزئیات دارد. مشورت گرفتن از کارشناسان مجرب حقوقی شما را به خوبی از مرحله انتخاب شریک، تعیین سرمایه اولیه، انتخاب موضوع فعالیت دقیق و رعایت نکات مربوط به آدرس محل فعالیت آگاه کرده و به شما کمک می کنند تا بتوانید به راحتی از موانع قانونی عبور کنید و ثبت شرکت را به صورت فوری به انجام برسانید.