نرم‌افزار مدیریت فرایند (Business Process Management Systems یا BPMS) به عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد و کارایی در مدیریت فرایندهای سازمان‌ها شناخته می‌شوند. امروزه، بازار این نرم‌افزارها با تنوع زیادی از محصولات رایگان با قابلیت‌های پیشرفته بسیار پرطرفدارتر شده است. در این مقاله، به بررسی نکات و عناوینی مانند لیست نرم‌افزارهای مدیریت فرایند BPMS رایگان، لیست چالش ها و مسائل موجود در خرید و انتخاب نرم افزار مدیریت فرایند، شرح استانداردهای BPMN و ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت فرایند خواهیم پرداخت.
نرم‌افزار مدیریت فرایند کاری یا BPMS به شرکت‌ها در انجام فعالیت‌هایشان کمک می‌کند. این نرم‌افزارها امکانات متعددی را ارائه می‌دهند که تأثیرات مهمی بر کارایی و عملکرد سازمان‌ها دارند. با پیاده‌سازی یک سیستم BPMS، شرکت‌ها می‌توانند هزینه‌های عملیاتی خود را تا 20 درصد کاهش دهند. این سیستم با اتوماسیون فرایندها و کاهش زمان چرخه‌های فرایند، بهره‌وری منابع را تا 30 درصد افزایش می‌دهد. همچنین، با بهینه‌سازی فرایندها، زمان تا ورود به بازار را به 25 درصد می‌توان کاهش داد.
BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا خدمات بهتری ارائه دهند، این بهبود منجر به افزایش 10 درصدی بقاء مشتریان یا 20 درصد بهبود در امتیاز NPS خواهد شد. یافته ها نشان می‌دهد با اجرای فرایندهای استاندارد، تطابق با مقررات صنعتی به 95 درصد افزایش می‌یابد.
نرم‌افزار مدیریت فرایند باعث می شوند منابع، بهتر تخصیص یافته و بهره‌وری کارمندان تا 15 درصد افزایش یابند. همچنین، با بهینه‌سازی فرایندها و افزایش رضایت مشتری، می‌تواند به افزایش 10 درصدی درآمد فروش یا 15 درصد در سهم بازار کمک کرد.
این مزایا با توجه به نیازها و شرایط مختلف به صورت متفاوت می‌توانند در هر سازمانی تجربه شوند. استفاده از نرم‌افزار BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بهینه‌سازی کارهای خود را انجام دهند و مزایا و نتایج موفقیت‌آمیزی را برای کسب‌وکارشان بیان کنند.
چالش های انتخاب نرم افزار BPMS
نکات زیر برای خرید نرم‌افزار مدیریت فرایند (BPMS) مهم است:
قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS
نرم‌افزار مدیریت فرایند (BPMS) باید قابلیت‌هایی از قبیل مدل‌سازی فرایندها، قابلیت‌های ادغام، تجزیه و تحلیل و ابزارهای نظارتی را داشته باشد. برای مثال، یک نرم‌افزار BPMS مانند PegaSystems ویژگی‌های قوی مدل‌سازی فرایندها، قابلیت‌های اتوماتیک سازی پیشرفته از طریق اتوماسیون فرآیندهای رباتیکی برای بهینه‌سازی فرایندها را داراست.
قابلیت مقیاس‌پذیری
یکی از موارد مهم برای انتخاب BPMS این نکته است که آیا این نرم افزار برای رشد کسب‌وکار شما مقیاس‌پذیر است؟ آیا می‌تواند با پیچیدگی‌های فرایندها، حجم بیشتر تراکنش‌ها و کاربران اضافی بدون مشکلات قابل توجه در عملکرد ظاهر شود. به عنوان مثال، نرم افزار Appian به خاطر توانایی مقابله با پیچیدگی‌های فرایندها، حجم بالای تراکنش‌ها و کاربران اضافی با حفظ عملکرد و قابلیت اطمینان بالا، شناخته می‌شود.
قابلیت تجمیع و ادغام
بررسی سازگاری نرم‌افزار BPMS با سیستم‌ها و برنامه‌های موجود از دیگر مسائل مهم خرید این نرم افزار است. این نرم افزار باید به طور سریع و به راحتی با زیرساخت IT موجود شما ادغام شود تا تبادل داده و اتوماسیون فرآیند در سراسر پلتفرم‌های مختلف را تسهیل کند. به عنوان مثال، IBM BPM قابلیت‌های ادغام با سیستم‌های شرکتی مختلف، پایگاه‌های داده و برنامه‌های شخص ثالث از طریق اتصال‌ها، APIها و اصول معماری مبتنی بر خدمات (SOA) را ارائه می‌دهد.
قابلیت سفارشی سازی
مشخص شدن سطح سفارشی‌سازی ارائه شده توسط BPMS از مسائل مهم دیگر در این زمینه است. BPMS باید به شما اجازه دهد که فرایندها، فرم‌ها، گردش‌های کاری و رابط‌های کاربری را بدون تلاش از طریق توسعه یا کدنویسی تغییر دهید. به عنوان مثال نرم افزار Bonita BPM یک رابط کاربری انعطاف‌پذیر و شفاف برای سفارشی‌سازی فرایندها، فرم‌ها، گردش‌های کاری داشته و رابط‌های کاربری را به راحتی و بدون کدنویسی دارد.
رابط کاربری
یک نرم‌افزار BPMS باید رابط کاربری (UI) و تجربه کاربری (UX) مرتبط داشته باشد. باید برای استفاده‌کنندگان ساده، آسان برای مرور و جذاب به نظر برسد تا به افزایش استقبال و بهره‌وری کاربران کمک کند. به عنوان مثال، نرم افزار WorkflowGen یک طراحی UI/UX مدرن و قابل سفارشی شدن را ارائه می‌دهد که ضمن بهبود تجربه کاربری به ارتقای کارایی و عملکرد کاربران در تمام سطوح سازمان کمک می‌کند.
امنیت نرم افزار
اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار BPMS ویژگی‌های امنیتی قوی را برای حفاظت از داده‌ها و فرآیندها فراهم می‌کند. ویژگی‌هایی مانند کنترل دسترسی بر اساس نقش، رمزگذاری، چک کردن آپدیت و تطابق با استانداردها و مقررات صنعتی از جمله موارد امنیتی مهم است. به عنوان مثال، Bizagi ویژگی‌های امنیتی جامعی از جمله کنترل دسترسی بر اساس نقش، رمزگذاری داده، ردیابی آپدیت و تطابق با GDPR را ارائه می‌دهد.
اعتبار و پشتیبانی از فروشنده
یک نرم‌افزار BPMS را از یک فروشنده معتبر با سابقه اعتبار و رضایت مشتری انتخاب کنید. به عواملی مانند قابلیت اعتماد، رضایت مشتری، و خدمات پشتیبانی فروشنده اعمال کنید، از جمله پشتیبانی فنی، برنامه‌های آموزشی، و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری. به عنوان مثال، Nintex به خاطر خدمات پشتیبانی مشتری عالی خود شناخته شده است، از جمله کمک‌های فنی، برنامه‌های آموزشی، و یک جامعه کاربر پویا.
هزینه کل مالکیت (TCO)
مورد بعدی که باید دقت کنید هزینه کل مالکیت مرتبط با نرم‌افزار BPMS است از جمله هزینه‌های لایسنس، پیاده‌سازی، هزینه‌های نگهداری و هر هزینه اضافی مانند سفارشی‌سازی یا ادغام. هزینه‌ها را با منافع و بازده مورد انتظار مقایسه کنید. به عنوان مثال، KiSSFLOW یک راه‌حل هزینه‌مناسب با مدل‌های قیمت‌گذاری شفاف، هزینه‌های پیاده‌سازی کم و هزینه‌های نگهداری حداقل نسبت به سوئیت‌های BPM سنتی است.
انعطاف پذیری و چابکی BPMS
یک نرم‌افزار BPMS را انتخاب کنید که مدیریت فرایند چابک و بهبود مداوم را ممکن سازد. باید پشتیبانی از توسعه متوالی، پیاده‌سازی سریع، و اصلاحات آسان را برای تطبیق با نیازها و شرایط بازار در تغییر کننده کسب‌وکار فراهم کند. به عنوان مثال، Camunda BPM یک پلتفرم انعطاف‌پذیر و سبک است که از فرآیندهای توسعه چابک، ایجاد سریع نمونه، و بهبود‌های متوالی به فرآیندها و گردش‌های کاری پشتیبانی می‌کند.
مسیر توسعه آینده BPMS
برنامه‌های توسعه آینده و مسیرنامه محصول فروشنده را مدنظر قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار BPMS به صورت فعال توسعه داده می‌شود و با ویژگی‌ها و ارتقاهای جدید به‌روزرسانی می‌شود تا در جلوگیری از پیشرفت‌های فناورانه و روندهای صنعتی از جلوگیری کند. به عنوان مثال، Oracle BPM Suite یک مسیرنامه واضح برای ارتقاء‌های آینده و نوآوری‌ها، از جمله پشتیبانی از فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی را ارائه می‌دهد تا اتوماسیون و بهینه‌سازی فرایندها را بهبود بخشد.
در ادامه در مورد مزایا، معایب و مشکلات مرتبط با سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در شرکت‌ها با دید تخصصی صحبت خواهیم کرد:
معایب و مشکلات
۱. پیاده‌سازی پیچیده: پیاده‌سازی BPMS می‌تواند پیچیده و زمان‌بر و نیازمند سرمایه‌گذاری قابل توجهی در زمینه منابع، تخصص و مدیریت تغییر سازمانی باشد.
۲. هزینه‌ها: هزینه پیاده‌سازی و نگهداری BPMS قابل توجه است به ویژه برای شرکت‌های بزرگ یا گزینه های سفارشی شده. هزینه‌های آموزش و پشتیبانی مداوم نیز باید در نظر گرفته شود.
۳. چالش‌های ادغام: ادغام BPMS با سایر سیستم‌های موجود قدیمی یا برنامه‌های متفاوت ممکن است چالش انگیز باشد که منجر به مشکلات سازگاری و همگام‌سازی داده خواهد شد.
مشکلات خرید نرم افزار BPMS
۱. افراط در مهندسی: شرکت‌ها ممکن است در دام افراط در مهندسی فرآیندهای درون BPMS بیفتند که منجر به پیچیدگی غیرضروری، زمان‌های طولانی ترپیاده‌سازی و هزینه‌های بیشتری بدون منافع متناسب می‌شود.
۲. کمبود مالکیت فرآیند: در برخی موارد، پیاده‌سازی BPMS می‌تواند منجر به کمبود مالکیت فرآیند و مسئولیت مشخص شود که منجر به گمراهی، بی‌کاری و شتاب‌گیری بی‌مورد هنگام بروز مشکلات می‌شود.
۳. مشکلات عملکردی راه حل‌های BPMS طراحی یا پیاده‌سازی نامناسب ممکن است منجر به مشکلات عملکردی مانند زمان‌های پاسخ آهسته، برخورد سیستم یا کاهش عملکرد شود که بر بهره‌وری و رضایت کاربر تأثیر می‌گذارد.
۴. محدودیت‌های قابلیت مقیاس‌پذیری: برخی راه‌حل‌های BPMS ممکن است محدودیت‌های قابلیت مقیاس‌پذیری داشته باشند، به ویژه هنگام مدیریت حجم‌های بزرگ تراکنش یا پشتیبانی از تعداد رو به افزایش کاربران و فرآیندها.
۵. خطرات امنیتی: پیاده‌سازی‌های BPMS ممکن است زمانی که تدابیر امنیتی مناسب اجرا نشوند، آسیب‌پذیری‌های امنیتی را ایجاد کند که ممکن است داده‌های حساس را در معرض دسترسی غیرمجاز، نفوذ به داده یا حملات سایبری قرار دهد.
درک این مزایا، معایب و مشکلات مرتبط با BPMS می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و از BPMS به بهترین نحو برای بهبود فرآیندها و عملیات کسب و کار خود استفاده کنند.
اطلاعات کامل تر درباره امکانات و ویژگی های نرم افزار مدیریت فرایند را در مقاله (ماموریت و اهداف BPMS) می توانید مطالعه نمایید.
نرم‌افزار BPMS رایگان
در جستجوی یک نرم‌افزار BPMS رایگان، باید به عواملی مانند قابلیت‌ها، پشتیبانی، امنیت، و جامعه کاربری توجه کرد. گزینه هایی همچون Bonita BPM و Activiti BPM به عنوان نرم افزار های مدیریت فرایند رایگان با قابلیت‌های قابل توجه در این زمینه شناخته می‌شوند. به طور مثال، بر اساس گفته‌های جیم وایت (Jim White)، مدیر عامل Bonitasoft، "Bonita BPM از ابتدا به کاربران کمک می‌کند تا به راحتی فرایندهای کسب‌وکار خود را مدل‌سازی و مدیریت کنند."
بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی
در ارزیابی و انتخاب بهترین نرم افزارهای BPMS ایرانی، ویژگی هایی همچون کارایی، پشتیبانی، امنیت، و همچنین قیمت مدنظر گرفته می شوند. تحقیق و مشاوره با افرادی که قبلاً از این نرم‌افزارها استفاده کرده‌اند نیز در انتخاب بهترین گزینه برای سازمان شما موثر است.
برای آشنایی با انواع نرم افزارهای مدیریت فرایند، مطالعه مقاله زیر مفید خواهد بود:
