چرا خرید نرم افزار دبیرخانه به سود سازمان شماست؟

یک سازمان بزرگ، از بخش های مختلفی تشکیل شده که در هر یک از آن ها، تعداد زیادی کارمند مشغول به فعالیت هستند و هر فرد، وظایف مشخصی دارد که در کنار سایر فعالیت ها، به پیشبرد اهداف سازمان کمک می کند. در چنین مجموعه هایی، به دلیل تعداد بالای کارکنان و حجم گسترده وظایف، انجام مکاتبات و فرایندهای اداری به روش های سنتی، نه تنها دشوار، بلکه بسیار زمان ‌بر و خسته کننده خواهد بود. در این شرایط، نرم افزار دبیرخانه، به عنوان یک راهکار مفید و مؤثر وارد عمل می شود. برای این که بدانید این نرم افزار چه قابلیت ها و مزایایی داشته و چگونه به رشد سازمان شما کمک می کند، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

ضرورت استفاده از نرم افزار دبیرخانه چیست؟

به عنوان مرکز اصلی مکاتبات در هر سازمان، مسئولیت مدیریت و سامان دهی فرایندهای مختلف را برعهده داشته و با افزایش حجم اسناد و مکاتبات، بهره گیری از یک نرم افزار کارآمد جهت آرشیو اسناد در این حوزه، ضروری می شود. نرم افزار دبیرخانه و بایگانی  ، نه تنها روند انجام امور اداری را بهینه سازی می کند، بلکه از تبادل فیزیکی نامه ها و اسناد، مفقودی اطلاعات و بروز اشتباهات احتمالی نیز، جلوگیری خواهد کرد. این سیستم ها، با خودکارسازی فرایندهای دبیرخانه، امکان تهیه گزارش های دقیق و استخراج اطلاعات را فراهم نموده و دغدغه های مربوط به نگهداری و ثبت اسناد را برطرف می کنند. در نتیجه، سازمان ها کارایی بیشتری داشته و عملکرد بهتری از خود نشان خواهندداد.

قابلیت های مورد موردنیاز از یک نرم افزار دبیرخانه کارآمد چیست؟

1. ثبت و مدیریت انواع نامه ها

یکی از قابلیت های اصلی نرم افزار دبیرخانه، امکان ثبت و دسته بندی انواع نامه های اداری است؛ که شامل سه نوع زیر خواهندبود:

• نامه های وارده

شامل نامه هایی مانند اسناد رسمی، مکاتبات بین سازمانی و درخواست های مشتریان که از خارج از سازمان دریافت شده اند.

• نامه های صادره

شامل تمامی مکاتباتی که از طرف سازمان، به اشخاص یا شرکت های دیگر ارسال می شوند.

• نامه های داخلی

نامه هایی که برای مکاتبات درون سازمانی، بین بخش های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند و به هماهنگی بهتر میان کارکنان کمک می کنند.

2. امکان پیوست و ضمیمه اسناد

در بسیاری از موارد، مکاتبات اداری با اسناد و مدارک مختلفی همراه هستند. نرم افزار دبیرخانه، باید امکان پیوست فایل ها با فرمت های گوناگون مانند PDF، تصویر، فایل های صوتی و ویدیویی را فراهم نموده و شرایطی را برای کاربران فراهم کند تا تمام اطلاعات مرتبط با یک نامه را، در یک فضای واحد ذخیره کنند.

3. بایگانی دیجیتال اسناد

یکی از چالش های اصلی سازمان ها، بایگانی حجم بالای اسناد فیزیکی است؛ که فضای زیادی را اشغال کرده و بازیابی آن ها نیز، دشوار است. یک نرم افزار دبیرخانه کارآمد، باید امکان ذخیره سازی و دسته بندی اسناد را در یک فضای دیجیتال ارائه دهد. این ویژگی، به سازمان ها کمک می کند تا بدون نیاز به زونکن ها و پوشه های فیزیکی، اسناد خود را به صورت الکترونیکی آرشیو کرده و در کوتاه ترین زمان ممکن، به آن ها دسترسی پیدا کنند.

4. قابلیت جستجوی پیشرفته

یکی از ویژگی های مهم و کاربردی نرم افزار دبیرخانه، امکان جستجوی سریع و پیشرفته است. همانطور که می دانید، یافتن یک سند خاص از میان هزاران نامه و پرونده در یک سازمان، می تواند بسیار زمان بر و چالش برانگیز باشد. به همین دلیل، یک نر ‌افزار دبیرخانه حرفه ای، باید امکان جستجو بر اساس فیلترهایی مانند شماره نامه، تاریخ، موضوع، فرستنده، گیرنده، نوع پیوست، طبقه بندی و دیگر اطلاعات مرتبط را، به راحتی فراهم کند.

5. گزارش گیری و تحلیل اطلاعات

یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار دبیرخانه، امکان تهیه گزارش های جامع از اسناد و مکاتبات سازمانی است؛ که به مدیران کمک می کند تا با یک کلیک، گزارش های موردنیاز خود را تهیه کرده و در قالب های مختلف مانند PDF، اکسل یا چاپی، دریافت کنند.

6. تعریف کاربران و سطوح دسترسی

در سازمان های بزرگ، تعداد زیادی از کارمندان از نرم افزار دبیرخانه استفاده می کنند؛ اما همه‌ آن ها نباید به اسناد محرمانه دسترسی داشته باشند. یک نرم افزار دبیرخانه حرفه ‌ای و کارآمد، باید امکان تعریف کاربران و تعیین سطوح دسترسی را فراهم کند؛ تا هر کاربر، فقط به اطلاعات مرتبط با حوزه کاری خود دسترسی داشته و ضمن حفظ امنیت، از دسترسی های غیرمجاز به داده های محرمانه سازمان، جلوگیری شود.

7. رابط کاربری ساده و کاربرپسند

تمام نرم افزارهای اداری، باید محیطی مرتب و منظم و رابط کاربری ساده، بدون پیچیدگی های اضافی و امکانات غیرضروری داشته باشند تا کارکنان بدون نیاز به آموزش های طولانی و پیچیده، بتوانند به راحتی از آن ها استفاده کنند.

8. امنیت بالا و قابلیت پشتیبان گیری

از آنجایی که امنیت اطلاعات یکی از دغدغه های مهم سازمان هاست، نرم افزار دبیرخانه، باید دارای مکانیزم های امنیتی پیشرفته ای برای حفاظت از داده ها و اطلاعات باشد. برخی از قابلیت های امنیتی مهم در این نرم افزارها عبارتند از:

• رمزگذاری اطلاعات حساس برای جلوگیری از دسترسی های غیرمجاز

• احراز هویت چندمرحله ای برای ورود به سیستم

• قابلیت پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات برای جلوگیری از از دست رفتن داده ها

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه در سازمان ها

• حذف دفاتر اندیکاتور و بایگانی فیزیکی

در روش های سنتی، نامه ها و اسناد در دفاتر اندیکاتور، زونکن ها و پرونده های فیزیکی ذخیره می شدند؛ که علاوه بر نیاز به فضای زیاد، دسترسی به اطلاعات را نیز دشوار می کرد؛ اما با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، تمامی این فرایندها به صورت دیجیتالی صورت گرفته و نیازی به نگهداری نسخه های فیزیکی نخواهد بود.

• دسترسی سریع و آسان به اطلاعات

در سیستم های سنتی، پیدا کردن یک نامه یا سند خاص، بسیار زمان بر و گاهی غیرممکن بود؛ اما در نرم افزار دبیرخانه، کاربران می توانند تنها با چند کلیک ساده، اسناد موردنظر خود را بر اساس تاریخ، شماره نامه، فرستنده، گیرنده، موضوع و سایر فیلترها جستجو کرده و در کوتاه ترین زمان ممکن، به آن ها دسترسی داشته باشند.

• گزارش گیری سریع و دقیق

یکی از قابلیت های کاربردی نرم افزار دبیرخانه، امکان تولید گزارش های جامع و دقیق از اسناد و مکاتبات سازمانی و خروجی گرفتن از آن ها در قالب های مختلف مانند اکسل یا PDF است. این گزارش ها، می توانند شامل آمار نامه های دریافتی و ارسالی، وضعیت پیگیری ها، عملکرد کاربران و سایر اطلاعات موردنظر مدیران باشند.

• جلوگیری از استهلاک اسناد در گذر زمان

اسناد و مدارک فیزیکی، به مرور زمان دچار آسیب هایی مانند پارگی، فرسودگی، مفقودی و خرابی بر اثر رطوبت، نور و سایر عوامل محیطی می شوند؛ اما با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، تمامی اسناد در فضای دیجیتال و بدون خطر تخریب ذخیره شده و امکان بازیابی آن ها در هر زمان، امکان پذیر خواهدبود.

• حفظ امنیت اطلاعات سازمانی

همانطور که گفتیم، امنیت داده ها، یکی از مهم ترین دغدغه های هر سازمان‌ است. نرم افزار دبیرخانه، دارای مکانیزم های پیشرفته ای مانند رمزگذاری اطلاعات، تعیین سطوح دسترسی، تهیه نسخه های پشتیبان و احراز هویت چندمرحله ای است؛ که از اطلاعات حساس سازمان، به خوبی محافظت می کند.

• جلوگیری از مفقودی نامه ها و اسناد مهم

یکی از مشکلات رایج در بایگانی های سنتی، گم شدن نامه ها و اسناد ارجاعی است که می تواند مشکلات زیادی را برای سازمان ایجاد کند. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، تمامی مکاتبات به صورت دیجیتالی ذخیره شده و امکان پیگیری دقیق تمامی مراحل ارجاع و دریافت نامه ها، به راحتی فراهم می شود.

چگونه بهترین نرم افزار دبیرخانه را بیابیم؟

انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه مناسب، می تواند تأثیر شایانی در افزایش سرعت، دقت و امنیت مکاتبات اداری داشته باشد. بسیاری از سازمان ها، به دنبال نرم افزاری هستند که علاوه بر ثبت و بایگانی نامه ها، امکان مدیریت کارآمد فرآیندهای اداری را نیز به صورت یکپارچه فراهم کند. یک نرم افزار مناسب، ضمن ارائه محیطی ساده و کاربرپسند، باید دسترسی سریع به اسناد و مدارک را نیز فراهم نموده و تمامی روش های سنتی بایگانی را کنار بگذارد. حفظ امنیت اطلاعات، تعیین سطوح دسترسی برای کاربران، قابلیت جستجو پیشرفته، گزارش گیری دقیق و امکان پیوست فایل های مختلف، ازجمله ویژگی های ضروری است که باید در هنگام خرید نرم افزار دبیرخانه مدنظر قرار دهید. با انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه ، علاوه بر کاهش اتلاف زمان و هزینه، بهره وری کارمندان نیز به شکل چشمگیری افزایش می یابد؛ بنابراین، در هنگام بررسی گزینه ها، توصیه می شود که ابتدا از نسخه آزمایشی یا دموی نرم افزار استفاده کرده و از پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نیز، اطمینان حاصل نمایید.