مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری نقش مهمی در هر کسب و کار دارند، اما انجام دستی آنها زمان‌بر است. به همین دلیل مدیران به دنبال ابزارهایی هستند که علاوه بر دیجیتالی کردن این مکاتبات، سرعت گردش و پیگیری آنها را بیشتر کنند. برای یافتن چنین ابزاری باید با تعریف دقیق مکاتبات اداری و ویژگی‌های لازم برای چنین ابزارهایی آشنا شوید.
مکاتبات اداری چیست؟
معنی لغوی مکاتبه همان نامه‌نگاری است و منظور از مکاتبات اداری نیز نامه‌هاییست که کارکنان سازمان در راستای انجام وظایف خود نگاشته و ارسال می‌کنند. مکاتبات اداری، زبان رسمی سازمان‌ها محسوب می‌شود. بطوری که خیلی از درخواست‌های کارکنان سازمان، باید به صورت کتبی بیان شوند و ارتباط رسمی سازمان با سایر شرکت‌ها و شخصیت‌های حقوقی نیز در قالب “نامه اداری” انجام می‌شود.
از کدام نرم افزار برای ارسال مکاتبات اداری استفاده کنیم؟
برای انتخاب چنین نرم‌افزاری باید ابتدا به سوالات زیر پاسخ دهیم:
نرم افزار مکاتبات اداری چیست؟
نرم افزار مکاتبات اداری که با نام‌های نرم‌افزار نامه‌نگاری یا نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیز شناخته می‌شود، ابزاریست که به شما اجازه می‌دهد تا نگارش، ارسال، دریافت، ثبت، ذخیره‌سازی و امضای نامه‌ها، اسناد و فرم‌های اداری خود را به صورت دیجیتالی انجام دهید. این نرم‌افزارها دارای امکاناتی برای خودکارسازی فعالیت‌های دبیرخانه مانند ثبت اطلاعات نامه‌های وارده و صادره و شماره‌گذاری آنها نیز هستند.
نرم افزار مکاتبات اداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
2 مورد از ابزارها و امکانات ضروری که باید در هر نرم افزار مکاتبات اداری وجود داشته باشد، عبارتند از "کارتابل مکاتبات" و "دبیرخانه و ثبت مکاتبات":
کارتابل مکاتبات
اصلی‌ترین بخشی که هر نرم افزار مکاتبات اداری باید داشته باشد، کارتابل مکاتبات است که مشابه Inbox یک ایمیل بوده و شما می‌توانید در آن فهرست نامه‌های ورودی و خروجی خود را مشاهده و آنها را مدیریت کنید. برخی از ویژگی‌های کارتابل مکاتبات عبارتند از:
- اختصاصی بودن کارتابل برای هر شخص
- امکان ثبت نامه به صورت پیش نویس
- امکان ارسال نامه‌ها همراه با رونوشت
- امکان مشاهده گردش نامه، ارجاعات و اقدامات صورت گرفته آن
- قابلیت پیوست انواع اسناد به نامه‌ها
- امکان بایگانی شخصی نامه‌ها برای هر کارتابل
- امکان جستجو میان نامه‌ها
دبیرخانه و ثبت مکاتبات
ابزار ضروری دیگر برای هر نرم افزار مکاتبات اداری، سیستم دبیرخانه و ثبت مکاتبات است که نامه‌های ورودی و خروجی را ثبت و شماره‌گذاری می‌کند. برخی از ویژگی‌های رایج این زیرسیستم عبارتند از:
- امکان اسکن نامه‌های کاغذی و گردش آنها در سازمان
- امکان تعریف الگو و فرمت برای شماره‌گذاری نامه‌ها
- قابلیت تعریف چندین دبیرخانه
- قابلیت رهگیری نامه‌های صادره از سازمان
- امکان ثبت بسته های دریافتی و ارسالی
- امکان جستجوی نامه‌ها با شماره یا موضوع آنها
معیارهای انتخاب یک نرم افزار مکاتبات اداری کدام است؟
در ادامه به معرفی معیارهای انتخاب یک نرم افزار مکاتبات اداری می‌پردازیم.
- معیارهای مربوط به ماژول‌های کاربردی نرم افزار
ماژول فرم ساز
ماژول فرم‌ساز با قابلیت طراحی آسان فرم‌ها در سازمان به شما امکان می‌دهد تا بتوانید انواع فرم‌های اداری را تهیه و در سازمان به گردش بیندازید.
ماژول بایگانی اسناد
ماژول بایگانی اسناد به شما امکان می‌دهد تا ضمن بایگانی و آرشیو مکاتبات و اسناد سازمان، آنها را دسته‌بندی کرده و به راحتی در میان آنها جستجو و سند مورد نظرتان را بازیابی کنید.
ماژول تبدیل تصویر به متن OCR
ماژول تبدیل تصویر به متن یا OCR فارسی به شما امکان می‌دهد تا متون موجود در تصاویر مکاتبات و اسناد خود را برای کامپیوتر قابل شناسایی کرده و در داخل محتوای میلیون‌ها برگ سند اسکن شده خود جستجو کنید.
ماژول اپلیکیشن موبایل
ماژول اپلیکیشن موبایل به شما امکان می‌دهد در صورتی که به کامپیوتر خود دسترسی ندارید، با تلفن همراه، نامه‌ها و کارهای مهم خود را پیگیری کنید.
ماژول مکاتبات دارای طبقه بندی محرمانه و بالاتر
ماژول مکاتبات محرمانه به شما امکان می‌دهد نامه‌های دیجیتالی را بر اساس سطح محرمانگی آنها طبقه‌بندی کرده و میزان دسترسی کاربران به آنها را تعیین کنید.
ماژول ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
این ماژول به کاربران امکان می‌دهد نامه‌های خود را از طریق فکس و پست الکترونیک نیز دریافت و ارسال کنند.
ماژول جست‌وجوی هوشمند و معنایی
ماژول جستجوی معنایی یا Semantic Search همانند سرچ گوگل، توانایی تشخیص خطاها را دارد و سرعت و دقت جستجو را به شدت افزایش می‌دهد.
ماژول گفتار به متن
با ماژول گفتار به متن می‌توانید به جای تایپ کردن، صحبت کنید و متن آن را تحویل بگیرید.
- معیارهای مربوط به UI (رابط کاربری) و UX (تجربه کاربری) نرم افزار
برخی از معیارهای مربوط به UI و UX مناسب، عبارتند از:
- نصب ساده و روان نرم افزار
- قابلیت آپدیت و بروزرسانی آسان نرم افزار
- عدم نیاز به استفاده از نرم افزارهای جانبی برای بهره برداری از نرم افزار مکاتبات
- مدیریت و پردازش خطاهای احتمالی
- امکان تبادل اطلاعات با سایر نرم افزارها
- طراحی استاندارد رابط کاربری با داشتن UI خوب، Responsive بودن، داشتن رنگ‌بندی و فونت مناسب و قابلیت تغییر تم
- استفاده از تجربه کاربری (UX) در توسعه امکانات نرم افزار
- معیارهای مربوط به سرعت نرم افزار
برخی از معیارهای سنجش سرعت یک نرم‌افزار مکاتبات اداری عبارتند از:
- پشتیبانی از تعداد بالای کاربر هم‌زمان بدون افت سرعت
- امکان اتصال میان شرکت‌های تابعه یک هلدینگ در نقاط مختلف جغرافیایی با سرعت مناسب
- کند نشدن نرم افزار در طول زمان و با بزرگ‌تر شدن پایگاه داده آن
- سابقه پیاده‌سازی موفق نرم‌افزار در سازمان‌های بزرگ با تعداد کاربر بالا همانند بانک‌ها و وزارت‌خانه‌ها
- استفاده از سیستم‌های جستجوی سریع Semantic Search به جای SQL
- بهینه‌بودن نرم‌افزار از لحاظ مشخصات سخت‌افزاری مورد نیاز برای سرور
- معیارهای مربوط به خدمات پس از فروش
برخی از معیارهای کیفیت خدمات پس از فروش یک نرم‌افزار مکاتبات اداری عبارتند از:
- پشتیبانی ۲۴ ساعته
- ارائه خدمات پشتیبانی از راه‌های مختلف (مثلاً از طریق تلفن، از راه دور، از طریق سامانه‌های تیکتینگ، با ارسال کارشناس حضوری و ...)
- داشتن گارانتی مناسب (حدوداً شش ماهه یا یک ساله)
- پیاده‌سازی مناسب نرم افزار و ارائه آموزش‌های آن
- وجود سازوکار مناسب برای ارتباط مشتریان با توسعه‌دهنده نرم‌افزار (مثل یک پورتال اینترنتی)
- معیارهای مربوط به قیمت نرم افزار
محصولی که انتخاب می‌کنید مسلماً باید قیمت مناسبی داشته باشد. قیمت نرم‌افزار مکاتبات اداری معمولاً بستگی به بزرگی و تعداد کاربران سازمان و همچنین ماژول‌های مورد نیاز شما دارد و می‌تواند شامل هزینه‌های جانبی دیگری مانند هزینه سخت‌‌افزارهای موردنیاز سرور، هزینه پیاده‌سازی و استقرار، هزینه آموزش، هزینه خدمات مشاوره، هزینه‌های اشتراک پشتیبانی و ... نیز باشد. بنابراین هیچ‌گاه فریب قیمت کمتر یک نرم‌افزار را نخورید تا به درستی انتخاب کرده و متحمل هزینه‌های گزاف برای جبران اشتباه نشوید.
نرم افزار مکاتبات اداری بیشتر با عنوان نرم‌افزار اتوماسیون اداری شناخته می‌شود و انواع متنوعی از آن در بازار وجود دارد. یکی از بهترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مکاتبات اداری در ایران، نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر است که با داشتن یک رابط کاربری ساده و کاربرپسند، امکان ایجاد و به گردش انداختن انواع نامه‌ها و فرم‌های اداری و انجام امور دبیرخانه را تحت شبکه و یا در بستر اینترنت برای شما فراهم می‌کند. سرعت بالا، به‌روزرسانی مداوم، ماژول‌های متنوع و پشتیبانی قوی، از جمله عللی هستند که اتوماسیون اداری فراگستر را در میان کسب و کارهای ایرانی محبوب کرده‌اند. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت دمو و مشاوره رایگان از کارشناسان فراگستر می‌توانید با شماره 42623-021 تماس برقرار کرده و یا به آدرس www.faragostar.net مراجعه نمایید.
